给您最好的
阿里云优惠券!

完全抛弃「微信办公」,我们用这个工具试了一个月

自从微信成为国民 App 后,我们的生活与工作似乎都「混杂」在这个应用中,但微信的产品形态却不适合做为「办公协作」的工具。对于公司或团队来说,文档的存储、共享,以及员工之间的协作必不可少。

大公司在这方面通常都有一套完整的解决方案和工作流程,并由专门的运维人员进行维护,普通员工只需按照要求使用即可。但对于非技术类的小公司或团队来说,需求依然存在,却因为成本等各方面原因,不能完全仿照大公司的做法。

少数派之前还介绍过不少「正确的协作办公姿势」,长按二维码关注少数派(ID:sspaime),在后台回复「协作」GET 到更多。

少数派在团队协作方面也遇到过类似的问题,首先公司有有很多内部文件需要整理,同时设计素材、照片需要跨部门共享,如何才能更高效的管理文件的访问权限?公司有远程同事需要协作,也有各类方案需要给外部客户访问,如何在保证文件外网访问速度的情况下,确保文件的隐私问题?同时,因为远程同事的存在,我们非常依赖协作工具,如何快速地沟通和共享自己的工作进度和安排?

此前介绍过的群晖 SkyNAS 就是针对这类团队的推出云端文档管理和团队协作产品。它为小型团队提供了简单快速的搭建方法,公司只需根据需求选择合理的方案,没有专业经验的员工也能快速在云端搭建一套企业协作平台。

因此我们也尝试使用了一个月的 SkyNAS,看看它到底能不能满足我们的日常协作需求。

少数派经常使用的文件主要以文档和图片为主,包括公司的基础资料、各类合同协议,以及设计稿和产品拍摄图。这些文档既需要存储在一处方便快速查找,也要根据职责不同进行权限区分。

文件存储和权限分配是 NAS 的一个重要功能,SkyNAS 在这方面继承了传统 NAS 的优点,拥有非常完备的文档管理功能。

搭建好 SkyNAS 后,管理员只需将根据类别创建好如「设计素材」「产品图片」「合同协议」等多个共享文件夹,之后在添加员工时根据部分进行权限分配即可,这样其它员工在使用自己账号登录 SkyNAS 时就只能看到已经被分配权限的文件。

此外,权限的分配也被细分为「可读写」和「只读」,这样就可以保证其它员工在查看文件时出现的误修改操作。

由于编辑经常需要外出参加活动,同时也有常驻外地的远程编辑,在外地工作时,能够通过外网快速访问公司各类文件就变得很有必要。以往在异地办公的同事如果需要使用某些公司文件,还需要找本地同事将文件发送过去,非常影响效率。

而 SkyNAS 的一大亮点就是它的这个服务都基于阿里云,即使在外地也可以轻松访问,如果不是视频等超大型文件,你购买的阿里云带宽基本上可以满足你在外网访问和下载文件的需求。若临时遇到大文件传输,需要更多带宽支持,SkyNAS 也贴心地提供了「临时提速」功能,在阿里云控制台中选择带宽临时升级,可以灵活地选择需要提升的带宽和时间,按照时间付费即可。

SkyNAS 支持在本地添加网络文件夹,因此在完成设置后只要在本地添加好访问地址,不用每次都登陆网页端就能在本地的文件管理器内查看文件,非常方便。目前移动办公的场景多了,SkyNAS 同样提供了手机客户端,方便在手机上直接读取文件,DS file 也支持 iOS 的文件 App,可以直接在文件 App 内查看文件。

文档共享的另一种情况就是需要将某些文档和客户等外部人员做临时分享,以往这些文件通常需要上传到公有云上,再设置下载密码等。而通过 SkyNAS,可以直接对文件进行外部分享设置,并且提供了丰富的分享选项。

你可以把文件通过生成的链接或二维码直接发给客户,并加上提取码,同时还能设置访问权限的有效期,以及访问次数,更加有效地控制访问。

如果企业没有物理机,而有诸如阿里云、腾讯云、百度云这样的云存储服务,SkyNAS 还支持将数据进行公共云备份同步,管理员可以登录 SkyNAS 后台,利用打开 Cloud Sync 组件,链接外部云服务,成功后选择同步的目录名称,同步是单向还是双向等。对于一些特殊要求,例如你希望在晚上非上班时间完成同步,那么则可以在设置时选择计划设置,让 SkyNAS 在指定的时间内自动完成备份任务。

这样对于企业而言,除了 SkyNAS 之外,在其他的公有云服务上也有数据备份,这样即便是 SkyNAS 出现数据丢失,也可以在其他云服务平台的同步数据中找到并即时恢复。

除了完备的文件管理功能外,基于团队的 SkyNAS 也提供了 Office、Chat、Calendar 和 NoteStation 四个团队场景下的办公套件,以满足日常的协作需求。

Office 中的「文档」和 Word 类似,提供了基础的文字和段落样式,也支持图片和表格的插入,对于经常使用此类工具的人来说并不陌生。「表格」功能同样也提供了各种 Excel 中常用的算法,在进行一些常规的数据统计和分析时非常有用。

每天的派早报,以及苹果发布会时,我们经常需要多人同时编辑一篇文章,此时只需建立一个文档并分享给需要写作的人,就可以实现多人写作。在这里群晖将 SkyNAS 中的 Office 和 Chat 功能做了很好的结合,当你把文档分享给同事时,他可以直接在 Chat 中收到分享邀请的提醒,点击后即可加入文档,而在多人写作时,大家也不需要在文档和聊天应用两处反复跳转,文章内部就可以直接调用 Chat 插件直接对文章进行反馈讨论,方便大家及时沟通和修改。

而对于工作报告、公司内部的员工手册等,通过放置在 SkyNAS 上并且加以权限设定,也能方便员工快速查看。

所有在 Office 中创建的文档都会保存在 SkyNAS 中,方便随时查看,同时这些文件也可以通过链接快速分享给其他人。

现有的「文档」和「表格」功能已经可以满足一些常用的使用需求,「表格」并不支持数据透视表功能,在做一些大型统计计算时还是有些麻烦。此外目前 Office 还没有提供「幻灯片」功能,将会在后续的更新中得到支持。

和微信、QQ 相比,公司使用专门的聊天工具不仅可以让员工在工作时被一些无用信息打扰,可以避免信息外泄的情况,SkyNAS 中提供了 Chat 用于企业内部协作沟通。

根据不同的工作项目和部门,我们可以在 Chat 中建立不同的「频道」,每个频道都只专注讨论一件事,避免出现大家挤在一个群里聊天时间流混乱的情况。而在完成一个项目后也可以快速把频道归档,方便以后回溯聊天内容。此外 Chat 也支持视频通话功能,方便大家和远程的同事开电话会议。

Chat 提供了桌面客户端,不用每次登录网页就可以轻松沟通,而网页版 Chat 也提供了浏览器扩展支持,即使不安装客户端也能及时收到推送提醒。

SkyNAS 虽然提供了日历功能,不过它并没打算让你把私人的日历也搬进来,它的日历更多可以看做是进度管理的一部分。

我们在 SkyNAS 的日历上创建一些和工作相关的团队事项,例如每年各种发布会和科技展的时间,方便大家提前做准备,还有一些和网站内容及产品相关的时间点,方便大家及时了解进度。

日历可以由管理员创建新的「共享日历」,再邀请公司员工加入,通过设置不同的权限,只有少数负责人可以在这里添加日历事项,其他员工只能查看已有日历。

日历功能同样和 Chat 做了联动,在 Chat 中打开机器人后,公司创建在日历创建新的事件时,受邀请的同事可以直接在 Chat 中收到消息,机器人会给出「参加」「不参加」和「暂定」三种选项方便用户快速选择。

而 NoteStation 的功能和 Evernote 也很类似,对于没有使用类似工具的人完全可以把它作为收集内容的笔记本,它也同样提供了可以用于快速保存网页的浏览器扩展。而对公司来说,可以直接在这里分享每次的会议记录,在里面建立待办清单,方便大家快速回顾每次的会议内容。

经过一个月的使用,对于我们这种以文字工作为主,需要远程协作同时又没有运维人员的团队来说,SkyNAS 无论是搭建的方便性,还是目前提供的服务,都能满足我们的日常基本协作要求。

虽然上面提到的这些功能,单独拿出某一个都可以通过很多工具实现相同的效果,但 SkyNAS 的特点就在于它将这些常用的协作功能整合在了一起,对于企业来说,整合在一起就意味着可以更快更方便地查阅,省去了员工多次注册账号的麻烦。

同时整合在一起也能避免工具之间联动性不好的问题,将新建的文档表格快速交由同事讨论修改,把安排好的行程及时地下发给组员,开会是大家轻松地展示自己搜集的素材和想法,这些在 SkyNAS 中都能轻松搞定。

而对于员工来说,SkyNAS 这种多合一的协作工具就像一个工作台,每次打开就可以开始工作,不仅可以提高专注力,也能避免来回切换带来的低效。

此外还有一个很重要的原因,就是员工账户的管理,企业经常会遇到人员变动的情况,而如何处理离职员工的文档交接和权限,如何让新员工可以快速进入工作是个很重要的问题。

如果使用多个账户服务,则仅仅是移除离职员工权限和邀请新员工加入就需要多次操作(基本上是有几个服务就需要操作几次),而在 SkyNAS 上,这个操作只需要一次即可。

SkyNAS 这种基于云端的文件存储 + 团队协作工具为小型企业和团队提供了一个很好的解决方案,虽然目前 SkyNAS 中的协作服务相对基础,不过相信经过之后的开发和完善,对于小企业来说,这种无需专业运维人员也能快速搭建的企业内部工具会成为一个更加成熟和完整的解决方案。

少数派联合群晖为大家带来读者专属优惠券,首次在阿里云平台消费的用户,可以点击「阅读原文」 领取优惠券,即可在付款时抵扣一个月 SkyNAS 使用费用。